Traditiegetrouw is de directiebeoordeling of management review een uitgebreide rapportage waarbij alle elementen uitgebreid worden besproken en belicht. Hierdoor heeft de directiebeoordeling bij veel organisaties ook wel het beeld van een papieren tijger.
Er is een alternatieve aanpak mogelijk. Om deze uit te leggen en toe te lichten, kijken we eerst naar het doel van de directiebeoordeling. Het document bestaat uit een review over het functioneren van de elementen van het managementsysteem. Dit gebeurt door het beoordelen van een aantal zogenoemde inputs (onderwerpen uit het managementsysteem) om zo te komen tot duidelijke conclusies (de zogenaamde outputs).
De eis vanuit de meeste normen is dat deze inputs aantoonbaar worden overwogen/besproken. De outputs moeten daadwerkelijk worden vastgesteld en gedocumenteerd. Zo is het mogelijk om de rapportages die reeds bestaan van de diverse inputs als bijlage toe te voegen aan de directiebeoordeling. Er hoeft dan alleen een rapportage over de te maken conclusies te worden geschreven. Dit scheelt al veel rapportagewerk.
Efficiënt rapporteren
Uiteindelijk is de bedoeling dat de conclusies vanuit de directie komen. Een goed passende methode is dat iedere verantwoordelijke voor een bepaald onderdeel de belangrijkste resultaten in een PowerPointpresentatie plaatst. Deze wordt gepresenteerd aan de directie tijdens de directiebeoordeling.
Uitgebreide teksten zijn niet nodig, een grafiek met resultaten per onderdeel is al voldoende. Het voordeel van het gebruik van PowerPoint is dat er niet teveel tijd wordt gebruikt voor het opstellen van teksten, die niet direct van toegevoegde waarde zijn.
Op basis van de presentatie van de resultaten van het managementsysteem trekt de directie hun conclusies. De te trekken conclusies verschillen per norm en worden verwerkt tot een rapportage. Daarnaast is de PowerPoint presentatie een onderdeel van de directiebeoordeling. Hiermee is aantoonbaar dat alle onderwerpen zijn behandeld, zonder dat hier uitgebreide rapportages voor te hoeven worden geschreven.
Onze ervaring is dat deze methode niet alleen veel tijd scheelt, maar ook tot een betere beoordeling leidt. Door de splitsing tussen input en output hoeft de directie zelf alleen nog concrete conclusies en beslissingen te nemen voor wat betreft het managementsysteem.
Deze methode zelf implementeren binnen jullie managementsysteem?
KAM Consultants B.V. kan de eerste directiebeoordeling die volgens deze methode wordt uitgevoerd, begeleiden en aansturen om te borgen dat er aan de norm wordt voldaan en er zoveel mogelijk resultaat uit de beoordeling komt. Meer weten?