De TBV Matrix. Je hebt er vast wel eens over gehoord. In dit artikel vol met handige tips & tricks zetten we uiteen wanneer de TBV Matrix ingezet wordt. Ook kun je hier gratis een TBV Matrix downloaden.
Iedere norm vraagt om het vaststellen van rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De meeste organisaties werken met functieprofielen. Sommige organisaties kiezen er specifiek voor om dit niet te doen. Toch moet er voldaan worden aan deze normvereiste. Het vaststellen van rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden kan ook op andere manieren. In deze tips & tricks schenken we hier aandacht aan.
Download gratis een TBV Matrix (Of RACI)
Een veel gebruikte methode is het opstellen van een TBV matrix (Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden) met daarin de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Er wordt een lijst gemaakt van veel voorkomende taken. Vervolgens worden in kolommen de functies of namen opgenomen. Bij de betreffende functie of persoon wordt aangegeven of het iemands taak, verantwoordelijkheid of bevoegdheid is.
Eventueel kan ook nog worden aangegeven of het voor iemand een back-up taak is (de persoon die de eerste verantwoordelijke hiervoor vervangt). Vooral voor kleinere organisaties is het opstellen van een zo’n matrix van grote toegevoegde waarde.
Een TBV matrix heet in het Engels een RACI matrix, wat staat voor Responsible, Accountable, Consulted, Informed. Onderaan deze pagina download je gemakkelijk de matrix.
Neem verantwoordelijkheden en bevoegdheden op in de procedures
Een andere methode is om in procedures de nodige verantwoordelijkheden en bevoegdheden op te nemen. In de procedure is er dan ruimte om de belangrijkste verantwoordelijkheden en bevoegdheden te benoemen per functie.
Doe dit bij voorkeur door de functie en niet de persoon te benoemen. Dit voorkomt onnodig werk of achterhaalde informatie wanneer er een wisseling is in het personeelsbestand. Vaak wordt deze methode gebruikt als aanvulling op reeds bestaande functieprofielen.
Flowcharts of stroomdiagrammen
Een derde methode is om te werken met stroomdiagrammen. Veel organisaties werken al met stroomdiagrammen, waarbij de stappen in het proces zijn opgenomen. Een alternatief daarvoor is het zogenaamde functiestroomdiagram.
Bij een functiestroomdiagram wordt er een onderscheid gemaakt tussen de verschillende functies binnen een proces en de daarbij horende stappen in dat betreffende proces. Zo is in één oogopslag duidelijk wie welke taken binnen het proces op dient te pakken.
Workflows
Steeds meer organisaties werken met IT-systemen die zijn ingericht om werkstromen op te stellen binnen het IT-systeem. Alle processen worden dan ingericht in het softwaresysteem, waarmee wordt gezorgd dat alle stappen in het proces bij de juiste personen of functies terechtkomen. Ook middels deze methode wordt op een goede wijze gezorgd dat rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie worden geborgd.
Wil je toch functieprofielen gebruiken?
Zorg in dat geval dat taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden die onderdeel zijn van het managementsysteem, worden toegevoegd. Een goede samenwerking met de verantwoordelijke voor het opstellen van de functieprofielen is een must.
De juiste methode is logischerwijs afhankelijk van de grootte en complexiteit van de organisatie. De meeste normen eisen niet dat rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op papier vastliggen. Echter hoe meer taken er zijn, hoe minder eenvoudig het is om dit zonder gedocumenteerde informatie te borgen.
Meer weten over de mogelijkheden? Neem contact met ons op voor verdere informatie.