Tijdens de externe audit wordt door de certificerende instantie een kritische afwijking gevonden met betrekking tot een van de normeisen. Wat nu?
In de eerste plaats: er is geen reden voor paniek! Zie een major afwijking als cadeau en niet als kritiek, je raakt er ook zeker niet direct je certificaat mee kwijt. Het geeft je de mogelijkheid om te leren waar dit probleem vandaan komt en om de zwakke plek uit je systeem te verwijderen. Hoewel een dergelijke major afwijking (een major non-conformity) het behalen of verlengen van een certificaat in de weg staat, is dit een probleem van tijdelijke aard…mits juist aangepakt. De afwijking moet wel binnen de door de certificerende instantie gedefinieerde tijd opgelost en getoetst zijn. Meestal is dit een termijn van 3 maanden.
Stap één is de oorzaakanalyse. Hiermee wordt de daadwerkelijke oorzaak blootgelegd. Zorg dat je niet alleen bij directe oorzaken blijft hangen maar ga ook op zoek gaat basis oorzaken (fouten in procedures, aansturing, werkwijze etc.). Een veel gebruikte methode is de 5 x why (5 keer waarom).
Wanneer de oorzaak bekend is, kan stap twee gezet worden: de correctieve actie. Op dat moment wordt de daadwerkelijke major afwijking opgelost (op basis van directe oorzaken) maar ook voorkomen dat het in de toekomst nogmaals plaatsvindt (op basis van basis oorzaken).
Over de oorzaak analyse en genomen maatregelen zal je rapport moeten uitbrengen aan de auditor voor dat de laatste stap in kan gaan. Bij een major afwijking moet de effectiviteit van de corrigerende maatregelen altijd getoetst worden door de auditor die de afwijking heeft vastgesteld. Het kan zijn dat de auditor hiervoor terug op locatie wilt komen.
Zodra de auditor het rapport heeft goedgekeurd zal de afwijking worden gesloten en kan er over worden gegaan tot (her)certificering.
Mocht je vragen hebben, laat het ons weten. Wij staan je graag te woord.